כל עסק פועל על פי תוואי הדרך שנקבע בתוכנית עסקית. קיימת התנהלות ברורה ועקבית כיצד העסק מתנהל במחלקות השונות, כמו בתחום הלוגיסטיקה, המכירות, התפעול, כספים וכו'.
תזרים המזומנים של העסק
אחת מאבני היסוד של העסק היא פעילות על פי תוכנית עסקית ועל פי תזרים מזומנים מפורט. בדוח זה רואים באילו תאריכים אמורים להפקיד גורמים שונים כספים כמו לקוחות שמבצעים העברות בנקאיות, כספים מחברות האשראי עבור עסקאות שבוצעו עם לקוחות הקצה וזאת תוך פירוט מלוא הסכומים. כמו כן אילו הוצאות יורדות במקביל, כספים לספקים, לרשויות מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי, תשלומי שכר לעובדים, הפרשות סוציאליות ועוד.
מנהל הכספים מכין תזרים מזומנים לפחות לשלושה חודשים קדימה וכך דואגים להתאים את תוצאות התזרים, לקו הכללי של הפעילות בחברה.
ניכיון המחאות
לא אחת נוצרים מצבים שבהם לקוח שהיה אמור להעביר סכום כספי משמעותי בתאריך מסוים, לא העביר אותו בפועל עקב סיבות שונות. בנקודות הללו נוצר מצב בעייתי כיוון שאי קבלת הכספים עלולה ליצור חריגה ממסגרת האשראי שנקבעה לחברה על ידי הבנק.
מדובר במצב לא צפוי, החברה אינה יכולה לשלוט בתשלומים של הלקוחות אשר לעיתים יש להם מוסר תשלומים ירוד ולפעמים יש להם קשיים פיננסיים אשר אינם מאפשרים להם לשלם במועד שנקבע אלא במועד מאוחר יותר, או שמצבם גרוע והם לא יוכלו לשלם כלל.
מכיוון שאף אחד אינו מעוניין להיקלע למצבים בעייתיים בבנק אשר עלולים לגרום לאפקט דומינו, הפתרון במקרים הללו הוא לבצע ניכיון שיקים שהופך המחאה דחויה להמחאה במזומן. חברות מימון חוץ בנקאיות מאפשרות לעסקים להעביר אליהן המחאות דחויות שקיבלו מהלקוחות שלהם לתאריך עתידי. גורם זה בודק אם ההמחאה ניתנה מגורם שעומד בתשלומיו ולכן קיימת סבירות גבוהה שההמחאה תכובד.
במקרים הללו יתואם בין הצדדים כל נושא הריבית והעמלה ובהתאם לכך החברה תקבל באופן מידי לחשבון הבנק שלה או במזומן, את סכום השיק בניכוי העלויות הנלוות. וכך ברגע אחד הבעיה הרגעית בבנק נפתרה ואפשר לנשום לרווחה. סך העלויות הנלוות נקבעות על פי המעד שבו ההמחאה אמורה להיפרע וסכום ההמחאה.
התאמה של תוכנית עסקית
המטרה של כל חברה היא לפעול על פי התוכנית העסקית שלה שנקבעה על פי צפי הפעילות. אם יש קשיים נקודתיים המצריכים ביצוע ניכיון שיקים פה ושם מבצעים זאת ולאחר מכן אפשר לשוב ולפעול על תוכנית עסקית מתוכננת.
